Ein E-Mail flattert in die Inbox. Ein Unternehmen möchte gerne ein Training buchen und erhofft sich, dass durch diese Maßnahme die Teilnehmenden ihr Verhalten ändern und somit das Problem gelöst sei. Was die Auftraggebenden erhoffen, tritt jedoch häufig nicht ein, denn deren Hauptaugenmerk liegt auf der Durchführung des Trainings. Dabei wird gern übersehen, dass nicht das Training selbst die Veränderung herbeiführt, sondern die Summe aller Transfermaßnahmen, die ein Training begleiten. Sehr oft ist weder für das Unternehmen noch für den Trainer ersichtlich, ob nach dem Training eine Veränderung stattfindet, da es wenig oder keine Evaluierung gibt.
Damit das nicht pasiert und vor einem Training alle wichtigen Themen besprochen werden, ist eine Trainingsbedarfsanalyse unumgänglich.
Trainingsbedarfsanalyse
Bei der Trainingsbedarfsanalyse handelt es sich um die eingehende Analyse des Trainingsbedarfs einer Organisation, damit das Training auch die gewünschte Wirkung entfaltet.
Über die vielen Jahre meiner Arbeit als Trainingsdesignerin habe ich unzählige Fragen gesammelt, die man den Auftraggebern stellen kann. Fragen, die klären, was das Training für wen und in welchen Rahmen eigentlich bewirken soll. Deutlich leichter wurden die Gespräche für mich, als ich den Canvas zusammengestellt habe. So kann ich jederzeit mit dem Kunden alle Themen besprechen , die ich für ein gutes Trainingsdesign und eine erfolgreiche Trainingsdurchführung benötige.
Der Trainingsdesign-Canvas
Den Trainingsdesign-Canvas für die Bedarfsanalyse nutzen
Der Canvas enthält sieben Themenblöcke, die jeweils weiter untergliedert sind. Sie werden in der Analyse einzeln abgefragt und die Ergebnisse können direkt auf ein A3-Papier, am Flipchart oder einem digitalen Whiteboard eingetragen werden.
Wird der Canvas verwendet, kann der Auftraggeber direkt sehen, welche Fragen für das Training beantwortet sein müssen. Auch als Trainingsdesigner kann man schnell erkennen, ob die wichtigsten Fragen beantwortet sind.
Meine Erfahrung zeigt, dass den Auftraggebern oft nicht bewusst ist, warum man gern Zeit für ein ausführliches Gespräch hätte. Wenn sie den Canvas sehen und die Erklärung dazu, dass diese Information die absolut notwendige Basis für gutes Trainingsdesign ist, bekommt man mehr Verständnis für den Zeitaufwand.
Die Ausgangssituation
Die Beschreibung des Problems ist der Beginn der Trainingsbedarfsanalyse und je spezifischer diese Beschreibung ist, desto besser. Zuerst gilt es, das Problem, den Schmerz, genauer zu definieren. Die Auftraggeber sind es oft nicht gewohnt, das Problem so genau zu analysieren und nennen stattdessen gerne schon Inhalte, die ihrer Meinung nach geschult werden sollten. Diesem Drang kann man mit Leichtigkeit nachgeben. Denn es erleichtert das Leben, zuerst über Inhalte zu reden, dann auf das Problem zu kommen und dann kritisch zu prüfen, ob die Inhalte zum Problem passen! Sie sehen also, wir müssen den Canvas nicht in einer bestimmten Reihenfolge ausfüllen.
Wenn das Problem geklärt ist, frage ich gerne nach den Auswirkungen des Problems auf die Kunden, auf das Produkt oder die Dienstleistung, auf den Prozess, die Mitarbeiter und das Unternehmen. Denn die Beschreibung der Auswirkungen macht dem Auftraggeber noch mehr bewusst, wie sehr der derzeitige Zustand schmerzt.
Dann frage ich das gewünschte Ergebnis bzw. Businessziel ab. Die Beschreibung sollte so genau wie möglich sein und sich so gut wie möglich an Verhaltensweisen oder anderen messbaren Kennzahlen orientieren. Nur dann kann man auch zeigen, ob das Training etwas gebracht hat. Behalten Sie die Messbarkeit dieser Ergebnisse stets im Blick.
Manchmal ist mit diesem Gespräch über die Ausgangssituation das Thema Training schon wieder vom Tisch. Dann, wenn dem Auftraggeber etwa bewusst wird, dass das Problem gar nicht so groß ist, ganz woanders liegt oder sich die Auswirkungen verschmerzen lassen.
Die Zielgruppe
Auf der Grundlage der Ausgangssituation, kann jetzt, im nächsten Themenblock, nach der geplanten Zielgruppe gefragt werden. Typische Fragen zur Zielgruppe sind: Wie viele Mitarbeiter:innen des Unternehmens sollen geschult werden, welches Vorwissen haben sie, in welchen Arbeitsfeldern sind sie tätig und kommen die Teilnehmenden freiwillig oder handelt es sich um eine Pflichtveranstaltung?
Die Lernziele
Was die Lernenden nach dem Training wissen (Kopf), verstehen (Herz) und anwenden (Hand) sollen, das ist die Frage nach den Lernzielen. Die Kenntnis und Anwendung dieser drei Lernzielarten, Kopf, Herz und Hand, ist eines der wichtigsten, wenn nicht das wichtigste Know-how eines Trainingsdesigners. Denn die Lernziele folgen dem Prinzip: „Have the end in mind“. Sie beschreiben den Zustand, der nach der Umsetzung des Gelernten im Alltag erreicht werden soll.
Die Bestimmung der Lernziele ist eine herausfordernde Aufgabe – für alle Beteiligten. Denn die relevanten Ansprechpartner lieben es, über Inhalte zu reden, die geschult werden sollen und tun sich schwer, das Verhalten, die Veränderung zu definieren, die sie eigentlich sehen wollen.
Wenn es an die Beschreibung der eigentlichen Lernziele geht, ist es wichtig, dass diese immer mit mindestens einem Hauptwort und einem Verb beschrieben werden. Die Erklärung ist einfach: sagt man „Nudeln“, weiß niemand, ob man die Nudeln einkaufen, kochen oder essen will. Sagt man „essen“, weiß niemand, ob man Fleisch, Fisch, Beilage oder Gemüse isst. Je genauer das Lernziel an dieser Stelle formuliert wird, desto leichter ist es später, das Training zu entwickeln und zu prüfen, ob die Lernziele erreicht werden.
Die drei Lernzielarten im Detail
- Kopf: Dieses Lernziel zielt darauf ab, was die Teilnehmer wissen und kennen. Hilfreiche Formulierungen: wissen, kennen, Details kennen
- Herz: Dieses Lernziel zielt auf die Veränderung von Einstellungen, Interessen, Werten und Haltungen bei den Teilnehmern ab. Hilfreiche Formulierungen: verstehen, bedeuten, bewusstwerden, anerkennen, würdigen, Auswirkung erkennen, wertvoll finden, verinnerlicht haben
- Hand: Dieses Lernziel zielt darauf ab, was die Teilnehmer nach dem Seminar anwenden können Hilfreiche Formulierungen: anwenden, verwenden, durchführen, auswählen, analysieren, erstellen, kreieren, berechnen, umsetzen, erklären, aufsetzen, sehen
Die Inhalte
In der Auftragsanalyse kommen nun die Inhalte zur Sprache. Wenn ich als Trainingsdesignerin fachlich den Input liefere, mache ich hier erste Vorschläge, was im Training inhaltlich geschult werden könnte. Kommen allerdings die Inhalte vom Auftraggeber, schreibe ich alles mit, was kommt.
Und manchmal kann man die Probleme und Auswirkungen erst besprechen, wenn die Inhalte zu Papier gebracht sind. Dann allerdings gilt es zu prüfen, ob diese Trainingsinhalte wirklich zur Problemlösung beitragen.
Im Feld Inhalte wird auch geklärt, ob es sich um ein Präsenztraining, ein Blended Learning oder digitales Konzept handeln soll und mit welchen Lernmethoden die Teilnehmenden vertraut sind.
Der Transfer
Nun folgt der Themenblock „Transfer“. Der Trainingstransfer findet vor, während und nach dem Training statt. Dass im Training selbst auf transferorientiertes Training geachtet wird, sollte eine Selbstverständlichkeit sein und wird beim Design des Trainingsprozesses berücksichtigt. An dieser Stelle wird daher vor allem nach Tätigkeiten gefragt, die vor und nach dem Training durchgeführt werden.
Da ja Transfer nicht nur von den Teilnehmenden selber abhängt, sondern auch von der Unterstützung, die sie durch das Unternehmen erhalten, kommt meine Lieblingsfrage: Wer wird den Transfer unterstützen? Das ist nicht die Lieblingsfrage für die Auftraggeber, da genau hier das Bewusstsein geschaffen wird, welche Rolle das Unternehmen und deren Führungskräfte haben und dass diese Rolle oft nicht ausgefüllt wird.
Die Evaluation
Der sechste Themenblock der Trainingsbedarfsanalyse bezieht sich auf die Evaluation, denn: Kein Training ohne zu evaluieren! So sollte es sein. Und damit sind nicht die Feedbackbögen gemeint, die so gerne ausgeteilt werden mit einem schnellen Überblick über das Seminar, den Trainer, die Organisation und das Hotel.
Für die Evaluation des Trainings wichtig sind diese zwei Dinge:
- Haben die Teilnehmer am Ende des Seminars etwas gelernt und
- wenden die Teilnehmer das Gelernte auch an?
So kann ein Fragebogen drei bis sechs Monate nach dem Training viel Information über dessen eigentlichen Erfolg bringen, ebenso wie ein spätes Gespräch mit dem Teilnehmer oder mit der Führungskraft. So wird fundiert evaluiert.
Organisatorisches
Der letzte Punkt, der in der Trainingsbedarfsanalyse erkundet wird, betrifft die gesamte Logistik. Das heißt Ort, Zeit, Unterlagen und Organisatorisches.
Ganz wichtig ist es, die Frage nach der gewünschten Dauer zu stellen und dies sofort mit der Menge an Inhalten und dem Business-Ziel abzugleichen. Denn meist erkennt man sehr schnell, dass man mehr Zeit oder weniger Inhalte einfordern muss. Das geht am besten, wenn man mit dem Auftraggeber noch im Gespräch ist.
Anwendung des Trainingsdesign-Canvas
Bei der Anwendung des Canvas folge ich dem Gesprächsfluss des Auftraggebers und notiere vor dessen Augen die Inputs. Oft beginnt ein Gespräch mit den Inhalten und erst dann wird das Problem beschrieben. Sollte dies der Fall sein, ist es wichtig, dass nach der Problembeschreibung und dem Formulieren des gewünschten Ergebnisses noch einmal geprüft wird, ob die zuerst formulierten Inhalte noch zum Problem passen oder ob dieser Abschnitt nochmals diskutiert werden muss.
Bevorzugt arbeite ich mit einer auf DIN-A3-Größe ausgedruckten Version des Canvas, auf dem Flipchart oder einem digitalen Whiteboard, in welche die Gesprächsergebnisse direkt eintragen werden. So können alle Beteiligten sehen, was gerade vereinbart wurde. Am Ende des Gesprächs kann man dem Auftraggeber dann ein Foto oder einen Link weiterleiten.
Manche Kollegen sprechen von der „Bedarfsanalyse“ – mit Hinweis darauf, dass man zu Beginn des Gesprächs noch gar nicht weiß, ob ein Training überhaupt die richtige Lösung für den Bedarf des Unternehmens ist. Andere nennen sie „Transferanalyse“ mit der Idee, dass die Umsetzung das oberste Ziel ist und dies schon durch den Namen ausgedrückt werden soll. Ich habe mich für den Begriff „Trainingsbedarfsanalyse“ entschieden, da ich einerseits davon ausgehe, dass mein Gesprächspartner Training benötigt, wenn er von Training spricht (möge man mir hier auch Berufsoptimismus vorwerfen) und andererseits, weil ich die Möglichkeiten, dass es etwas Anderes braucht, mitdenke.
Trainingsbedarfsanalyse mit dem Trainingsdesign-Canvas im Podcast
Im LernXP Podcast von Matthias Wiencke habe ich über den Einsatz des Canvas für die bedarfsanalyse gesprochen. Wer liebt hört statt liest, wird hier sicherlich fündig.
Sie möchten mehr zum Trainingsdesign-Canvas und der Trainingsbedarfsanalyse wissen? Dann empfehle ich Ihnen das passende Kapitel aus meinem Buch “Trainingsdesign”.
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